オフィスでの業務を効率化!コピー機の便利な使い方

近年はペーパーレス化が促進されているとはいえ、業種や企業によってはコピー機を使う頻度がいまだに高いところもたくさんありますよね。最新のコピー機は、もはや文書やデータなどを印刷するだけのものではありません。

ここでは、オフィス業務で役に立つコピー機の便利な機能について、私自身の経験談も交えながらご紹介していきます。

いろいろ使えて便利なのは複合機

コピー機とは、厳密にいうと、コピー機能のみがついている機器のことです。しかし今では、コピーだけではなくFAXやスキャナーなどさまざまな機能がついている「複合機」が主流になっています。ですから、複合機のことを指して「コピー機」と呼ぶ人も多く、コピー機イコール複合機というのが一般的な見解なようです。

複合機にはいろいろなタイプがあり、価格が高くなるほどそのぶん機能も充実していきます。例えば、安いものでは印刷とコピー機能だけ、高いものではそれに加えてスキャン・FAX・その他の機能がついているといった具合です。

複合機の性能は日々進化し続けており、最近ではアプリケーションと連携したサービスも提供されています。

意外と知られていない?ホッチキス留め

私が働いていた会社では、普通の複合機(以下、コピー機と呼びます)から機能の充実したものに途中から切り替わりました。その差は歴然、業務効率が大幅にアップして、こんな便利なものが世の中にはあったのかと感激したほどです。

そこで新たに発見したのが、ホッチキス留めの機能です。正式にはステープル機能というそうですが、プリントと同時にホッチキス留めされた状態で印刷物が出力されます。ホッチキスを留める場所を1か所(用紙の角)か2か所(用紙の端)から指定でき、コピー機の種類にもよりますが50枚程度はとじられました。

手作業では留める位置にバラツキができるものですが、ステープル機能を使えばすべて同じ位置に留められるので、はるかにきれいに仕上がります。私の所属していた部署では紙の資料を大量に作成していたので、この機能は本当に助かりました。

1つの資料につきA4用紙で数十枚、その資料が5種類あったとして15部ずつ印刷してホッチキスで留める、これを手作業でやるには地味に手間がかかります。けれども、ステープル機能を使えばあっという間に完了です。

そして、ホッチキスの他にも穴あけ(パンチ)機能もついており、それまで人力でパンチを使って数枚ずつ穴をあけていた地味な作業から解放されました。さらに、ホッチキスと穴あけを同時に指定することも可能なんです。

A3用紙を折る

私の所属していた部署ではA3用紙の資料もけっこう多くて、A4用紙の資料と合わせて一冊にまとめる必要がある場合には、A3用紙をZ折りにする作業が発生していました。Z折りとは、長いほうを半分に谷折りにし、その片側だけを山折りにして開きやすい形にしたものです。

枚数が少ないときは手作業で折っていましたが、枚数が多いときには専用の折り機を使っていました。手順としては次のようになります。まずA4とA3が混ざっている資料を印刷する、次にA3だけをより分けてZ折りにする、再度A4と合わせてホッチキスで留めて完成、非常に面倒ですよね。

しかし、新しいコピー機にはZ折り機能がついていたのです。それだけでも十分感動ものなのですが、さらにうれしいことには、Z折りと同時にホッチキスまでしてくれるという優れもの。つまり、A4とA3が混合している資料を印刷したい場合、コピー機の設定画面でZ折りとホッチキスの設定をしてしまえば、あとはほったらかしておくだけで資料が出来上がるということです。

10部だろうが15部だろうが、人間がやる作業はコピー機の設定のみなので、時間を大幅に節約できます。そして、悲しいかな、人間よりも仕上がりもきれいです。

スキャンして文字をテキスト化

取引先などからもらった紙の資料をテキストデータとして利用したい場合、あなたならどうしますか?資料を見ながら1文字1文字コツコツと手入力をする、ボリュームの少ない資料ならそれでもよいでしょう。しかし、何十枚もあるボリュームの多い資料だったとしたら、どれだけの時間と労力がかかることか、気の遠くなりそうな作業ですよね。

そこで、コピー機のOCR機能を使うのがおすすめです。OCR(光学的文字認識)とは、手書きの文字や印刷物から、文字のみを認識して編集可能な形式に変換する技術のことです。性能のよいものは手書き文字でもきちんと変換してくれるので、メモ書きした内容を後からパソコンできれいに整理するなんて使い方もできますよ。

使い方はいたって簡単です。テキスト化したい紙の資料をスキャンする際に、同時にOCR処理を行います。PDFやワードなど好みの形式で保存したら、自由に編集ができるようになります。テキストの再利用だけではなく、文字検索をしたい場合にも便利に使えますよ。

必要なデータを検索できるようになるので、業務効率の向上にも役立つでしょう。ただし、一字一句間違いなく変換できるとは限らないので、文字化けをしていないか、異なる文字に変換されていないかなど確認は必要です。

文書によってはOCRで認識できないものもあります。

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進化したテクノロジー

今やコピー機も、クラウドサービスと連携している時代です。例えば、コピー機でスキャンした資料をクラウド上のフォルダーに直接保存する機能があります。自分のパソコンにいったん保存してからクラウド上に保存する、そういった二度手間を省けるのがメリットです。

また、クラウド上に保管してある資料をプリントアウトすることも可能です。コピー機のパネル上から資料を選択してそのまま印刷できるので、プリントアウトのためだけにパソコンを起動するといった手間も省略できます。

また、近年ではリモートワークを採用する企業も増えてきていますよね。リモートワークをしている社員が、自宅で作成した資料をクラウド上に保管して、社内にいる人がそれを直接印刷するといった使い方もできます。従来ならメールに添付するなどしてデータを送付する必要がありましたが、そういった作業もなくなるのです。

クラウドをコピー機にも導入することで、よりスピーディーな連携がとれるとともに、無駄な業務を省けるというメリットが生まれます。

参考元(コピー機